Cómo preparar la agenda de una entrevista de ventas

Cada entrevista de ventas debería tener una agenda clara diseñada previamente con esmero.

La agenda de la entrevista de ventas

El objetivo último de una reunión de ventas es cerrar la venta o avanzar en el proceso de ventas. Para esto es importante saber cuándo llega el momento de ofrecer la solución al cliente o hablar de tu empresa. Recuerda que estás vendiendo a personas, aunque tu cliente sea una empresa.

Un buen vendedor debería saber cuándo llega el momento de argumentar, para eso deber tener claro su agenda para la reunión.

agenda para un reunión con los clientes

¿Qué es una agenda para una entrevista de ventas?

Una agenda para la entrevista de ventas no es algo que muestras al cliente. Se trata de un guión de trabajo que te ayuda a organizar la entrevista, a calcular el momento adecuado para cada cosa y a centrar tu mensaje. Debería ser flexible para adaptarse a la conversación con el cliente, pero al mismo tiempo firme para ayudarte a fijar el curso de la reunión.

Consejos para elaborar la agenda de la reunión con el cliente

Aquí tienes unos consejos para elaborar la agenda de la reunión con el cliente:

Dedica unos minutos a romper el hielo

Dedica unos minutos a romper el hielo, pero no demasiado tiempo, digamos unos 5 minutos. Puedes romper el hielo inicial preguntando al cliente por el fin de semana o hablando del último programa de televisión. No te limites a hablar de lo típico, por ejemplo, el tiempo.

Fija un objetivo para la reunión

Especifica lo que quieres conseguir en esta reunión con el cliente. ¿Estás interesado en determinar cuál es la solución para sus problemas? ¿Quieres saber cuál es su presupuesto? ¿Simplemente quieres conseguir otra reunión?

No importa cuál sea el objetivo, lo importante es que tengas uno antes de reunirte con el cliente. Esto te sirve de ancla para el resto de la reunión y te mantiene centrado en lo que es relevante.

Según un estudio publicado en la revista de la Universidad de Harvard, toda reunión debería tener una agenda. Si lo crees necesario haz saber al cliente cuál es el objetivo de la reunión y pídele que te de su opinión al respecto.

Haz un esquema de los principales puntos a tratar

Una vez que tienes un objetivo para la reunión, haz un esquema con los puntos a tratar. Esto te sirve de guión para la reunión. Es una alternativa mucho mejor que los tradicionales guiones de ventas, al tiempo que evita que te vayas por las ramas.

Por ejemplo, si tu objetivo para la reunión con el cliente es descubrir si tienen presupuesto para proseguir con la compra, el esquema de la reunión puede ser el siguiente:

  • Preguntar sobre las prioridades del cliente para este trimestre.
  • Preguntar sobre el presupuesto de que dispone para conseguir estos fines.
  • Informa al cliente del retorno en la inversión para tu producto y cómo le puede ayudar a conseguir esos objetivos del trimestre.

Fija los tiempos de la reunión con el cliente

Las reuniones con los clientes deberían ser flexibles para adaptarse a las necesidades del cliente. Pero es importante no salirse de unos límites que aseguren que valoras tanto el tiempo del cliente como el tuyo.

En el esquema de puntos a tratar escribe el tiempo aproximado que vas a dedicar a tratar cada uno de los puntos,

Lo ideal es que la reunión no dure más allá de 30 minutos. Esto asegura que vas a tener la atención del cliente durante toda la entrevista. Muchos clientes tienden a distraerse durante las reuniones con llamadas de teléfono e interrupciones, por eso deberías apagar el teléfono durante esos treinta minutos.

Planifica un tiempo para descansos y preguntas

Deja tiempo para que el cliente participe en la conversación. Después de cada uno de los puntos deja tiempo para una pausa y para que el cliente haga preguntas.

También es un buen momento para asegurarte de que se está cumpliendo el horario marcado. Asegúrate de que estás respondiendo a sus preguntas y de que la reunión está respondiendo a las expectativas del cliente.

Hay un estudio que dice que los japoneses hacen pausas el doble de largas que los occidentales. Esto parece que les ayuda a comunicarse con más efectividad. Por eso no debes tener miedo a los silencios durante las reuniones con los clientes. Dejar un poco de tiempo al cliente para que piense en lo que acabas de decir puede ser muy rentable y te ayuda a cerrar una venta.

Incluye una llamada a la acción en cada entrevista de ventas

En cada reunión con el cliente debería haber una llamada a la acción, aunque sea solicitar otros cinco minutos de su tiempo.

Por ejemplo, si tienes una reunión con el cliente para ver si tienen presupuesto para hacer la compra, tu llamada a la acción puede ser algo como «Les acabo de explicar cómo nuestro producto puede ayudarles a conseguir sus objetivos. ¿Estarían dispuestos a dedicar una parte de su presupuesto a comprar nuestro producto?».

Al incluir una llamada a la acción en cada conversación con el cliente, te aseguras de que todos los puntos que tratas se traducen en algo positivo y tangible de cada a cerrar la venta.

Fija la fecha para tu próxima reunión con el cliente

No termines la reunión sin fijar la fecha para tu próxima entrevista con el cliente. La mejor manera de hacerlo es sacar la agenda y comprobar que hay un día libre para las dos partes. No lo dejes para luego, fija la fecha para la próxima reunión en la misma entrevista de ventas.