Un contestador automático es un sistema diseñado para recoger mensajes. También es, con frecuencia, el primer contacto que tienes con el cliente, ya que el mensaje de bienvenida lo suele grabar él mismo.
Cómo dejar un mensaje en el contestador de un cliente
Por el tono de la grabación puedes inferir algunas cosas sobre tu cliente. Escucha atentamente para intentar sacar algunas conclusiones sobre qué tipo de persona es con la que tienes que tratar.
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Un tono confiado y brusco denota una persona acostumbrada a mandar y a que se le obedezca. Un tono amable denota una persona cercana, con la que es más fácil de tratar.
En una conversación real, el vendedor apenas tiene dos o tres segundos para hacerse una idea del tipo de persona con la que está tratando. La grabación del contestador automático dura algo más, lo que te permite hacer un análisis más detallado.
Un buen mensaje en un contestador debe informar y captar el interés del que lo escucha. No debería ser algo apresurado, confuso y desorganizado.
Es una buena idea escribir antes lo que quieres decir y luego practicar una o dos veces antes de llamar. Un mensaje coherente que anime a devolver la llamada a quien lo escuche.
La presentación
Comienza el mensaje con un saludo a la persona a la que se dirige la llamada. Luego di tu nombre y el nombre de tu empresa. Por ejemplo: «Buenos días, Sr. López, me llamo Luís Gómez y le llamo de la empresa Tecnoplast.»
Explica el propósito de tu llamada
Explica brevemente el motivo de tu llamada, por ejemplo: «he empezado a trabajar para la empresa XYZ y veo que ustedes fueron clientes pero han dejado de comprar. Me gustaría saber si han tenido algún problema con nosotros en el pasado.»
Menciona algún beneficio
Menciona algún beneficio o alguna razón por la que el posible cliente debería seguir escuchando el mensaje, por ejemplo: «estoy llamando a algunos antiguos clientes para darles detalles sobre un nuevo producto que hemos desarrollado y que está diseñado para empresas como la suya.»
Termina con una llamada a la acción y un número de contacto
Termina el mensaje con una llamada a la acción y deja un número de teléfono donde pueda devolverte la llamada, por ejemplo: «Me gustaría poder hablar de este tema con usted. Mi número de teléfono es: xxx xxx xxx, repito, xxx xxx xxx.»
Algunos consejos para dejar un mensaje en el contestador
Aquí tienes algunos consejos útiles para dejar un mensaje en un contestador:
Nadie quiere escuchar sólo el sonido de una respiración, así que deja el mensaje justo después de la señal.
Un buen mensaje es breve, no debería durar más de 30 segundos. Ningún posible cliente va a escuchar un mensaje que dure más de 30 segundos.
Deja el número de teléfono al final del mensaje. Si lo dejas al principio, le obligas a escuchar de nuevo el mensaje, ya que nadie toma nota de un número de teléfono sin saber antes si merece la pena devolver la llamada.
Habla despacio y vocaliza bien. La persona que escucha el mensaje no está acostumbrada a tu voz. Además, las máquinas pueden distorsionar y hacer que sea difícil entender lo que dices.
Di los números del teléfono despacio y con claridad. Repite el número de teléfono para que la persona pueda comprobar si ha anotado bien todos los números.
Habla en un tono normal, no demasiado alto.
No te alejes del auricular para que tu voz se escuche con claridad.
No sujetes el auricular con la mejilla mientras hablas, porque la voz suena como si hablaras con sordina.