Una diapositiva mal diseñada no sólo no aporta nada, sino que hasta perjudica la comprensión del mensaje.
Cómo preparar diapositivas efectivas para una presentación
La máxima autoridad mundial en aprendizaje multimedia recomienda lo siguiente sobre el uso de ayudas visuales y diapositivas para una presentación:
- Las personas retienen mejor los conceptos si a las palabras se le añade imágenes (Principio Multimedia). Por lo tanto, si tienes que explicar algo, utiliza ayudas visuales para reforzar el mensaje.
- Si utilizas texto en una diapositiva, sitúalo junto a la imagen a la que haga referencia, no al final o al principio de la diapositiva (Efecto Contigüidad Espacial).
- Si utilizas una imagen para explicar algo, no la muestres antes o después de hacerlo, sino al mismo tiempo (Efecto Contigüidad Temporal).
- Las personas aprenden más del lenguaje coloquial y directo (conversacional) que del lenguaje formal o impersonal (Efecto Personalización).
- Elimina elementos extraños de tus diapositivas, es decir, todo aquello que no aporte información, por ejemplo, elementos de decoración, música de ambiente o anécdotas irrelevantes, porque distrae a la audiencia y perjudica la comprensión del mensaje (Efecto Coherencia).
- Los canales visual y auditivo son excluyentes (Principio de Modalidad), es decir, las personas no pueden escuchar y ver algo al mismo tiempo. Por eso, es mejor separar los dos canales. Por ejemplo, cuando muestres algo, haz una breve pausa para que la audiencia pueda verlo antes de comenzar a explicarlo.
- Si cuentas algo, es mejor que no esté también escrito en la diapositiva (Principio de Redundancia), al menos, no utilizando las mismas palabras. De manera similar, si muestras un vídeo o una imagen animada, es mejor que la narración no aparezca por escrito debajo de la imagen.
Una experta en comunicación recomienda lo siguiente sobre cómo preparar ayudas visuales efectivas y diapositivas para una presentación:
- Al comenzar una presentación, antes de mostrar ningún tipo de ayuda visual, explica el objetivo de la misma, no esperes a que la audiencia lo adivine.
- Es posible que la audiencia no capte toda la información que quieres transmitir la primera vez que la recibe, por lo que debes de repetir el mensaje de varias maneras y utilizar tanto el canal visual (imágenes) como el canal auditivo (voz).
- Si las imágenes que se muestran a la audiencia están relacionadas con lo que dice el orador, refuerzan el mensaje, si no lo están, tan sólo distraen la atención. De hecho, si la imagen no está relacionada con el mensaje, pero es impactante, el mensaje pasa desapercibido, porque toda la atención de la audiencia se concentra en la imagen.
- Las ayudas visuales sirven para explicar detalles, por ejemplo, un vídeo explicativo sobre el funcionamiento de una máquina es mucho más útil que una explicación.
- No trates demasiados asuntos en una misma presentación. Las personas no suelen recordar más de tres o cuatro puntos al final de la misma.
- Evita el uso de palabras técnicas, salvo que la audiencia se componga de personas habituadas a usarlas.
- En cada diapositiva debe de aparecer una sola idea, y cada idea debe de tener su propia diapositiva. No utilices una única diapositiva para resumir varios puntos.
- Cada diapositiva debe de incluir un texto indicando de qué se trata. Debe de ser un texto breve y fácil de comprender.
- Si una diapositiva permanece expuesta mucho tiempo, la presentación se vuelve estática. Procura que las diapositivas se sucedan regularmente a medida que tratas los distintos puntos de la presentación.
- No incluyas demasiadas diapositivas en una misma presentación. Revisa, una a una, todas las diapositivas, y elimina aquellas que no aportan nada.
- Cuanto menos texto en una diapositiva mejor, especialmente, si repite lo que vas a decir de palabra. Como hemos visto antes, el cerebro humano no puede leer un texto y escuchar una conversación al mismo tiempo. Mientras la audiencia está leyendo la diapositiva, no te está escuchando.
- Si tienes que incluir diapositivas con texto en tu presentación, es mejor que cada punto vaya apareciendo poco a poco, a medida que sea necesario, en lugar de mostrar todo el texto de golpe y permitir que la audiencia lo lea con antelación.
- El texto de la diapositiva tiene que poder leerse fácilmente, no más de seis líneas en cada diapositiva, y no más de seis palabras en cada línea. El cuerpo de letra debe ser, como mínimo, 14 puntos. No utilices sólo mayúsculas porque, entonces, el texto es más difícil de leer. Utiliza un tipo de letra fácil de leer, como puede ser el tipo Arial o el tipo Helvética. Evita las letras de tipo “serif” y limítate a las letras “sans serif”, que son más fáciles de leer.
- Dirígete siempre a la audiencia hablando de frente y nunca leas las diapositivas dándoles la espalda.
- Utiliza color en tus diapositivas. El color capta la atención y despierta emociones. Los rojos y amarillos resultan energizantes, y los verdes y azules calmantes. Pero no uses demasiados colores porque crean confusión. Lo mejor es que el fondo sea de un único color.
- Las diapositivas deben ayudar a dar una imagen de consistencia a la presentación. Por eso, debes utilizar el mismo fondo, la mista estructura y el mismo tamaño y tipo de letra para todas las diapositivas. Si embargo, puede ser útil cambiar el fondo y hasta el estilo de las diapositivas para marcar la transición de un tema a otro dentro de una misma presentación.
- Los efectos especiales, bien utilizados, pueden ayudar a recuperar la atención de la audiencia; por ejemplo, un leve sonido al pasar a un nuevo punto, o un suave movimiento de transición al pasar de una diapositiva a otra. Pero, no incluyas demasiados efectos especiales, transiciones o movimientos que no aporten información, ya que pueden distraer a la audiencia.
- Si quieres resaltar algo dentro de una diapositiva, utiliza una flecha apuntando a lo importante, o un efecto lupa que agrande el texto o la imagen al señalar con el puntero.
- No empieces con el diseño de las diapositivas hasta que tengas claro todo el contenido de la presentación. El diseño de las ayudas visuales, incluidas las diapositivas, es lo último que debes hacer.
- Si la diapositiva incluye un video, no dejes que empiece automáticamente al mostrarse la diapositiva.
- Si la imagen es muy grande, intenta mostrarla poco a poco, arrastrándola con el puntero o deslizándola en vertical a lo largo de la diapositiva.
¿Conoces nuestro curso de ventas?