Cómo concertar una entrevista de ventas

Concertar una entrevista de ventas es la parte más dura del proceso de ventas y, posiblemente, la más difícil. De hecho, hay algún estudio que dice que tan sólo un 2% de las llamadas se traducen en una entrevista. Sea o no cierto, te da una idea de lo ingente de la tarea.

Lo normal es concertar la entrevista por teléfono. Normalmente el cliente no te conoce personalmente, de ahí que en inglés este tipo de llamadas se denominen “cold-calling”, literalmente llamar en frío. Es el equivalente a lo que en el mundo de la venta se conoce como hacer visitas a “puerta fría”, que describe el proceso de llamar en todas las puertas que encuentres, hasta que se abra alguna.

Aquí tienes algunos consejos básicos para hacer una labor de concertación de manera eficiente:

  • Procura que la labor de prospección esté bien hecha. Si llamas a aquellos que no son tus potenciales clientes, estás perdiendo el tiempo.
  • Elabora un guión y úsalo. Atenerse a un guión te permite centrarte en aquellos puntos que son realmente importantes y aprovechar al máximo el limitado tiempo que tienes con el potencial cliente.
  • Si el guión te viene impuesto, adáptalo a tu forma de hablar. Si utilizas la manera de expresarse de un tercero, suena a falso, salvo que seas un gran actor.
  • Sé amable con la persona que te coge el teléfono, aunque sea una recepcionista, que es lo más probable.
  • Asegúrate de que estás sonriendo mientras hablas. Aunque la otra persona no puede verte, lo nota en tu voz. Es lo que se conoce como la sonrisa telefónica.
  • Antes de empezar a hacer llamadas, práctica. Hay quien recomienda hacerlo delante de un espejo.
  • Al principio de la llamada no intentes vender, sino conectar con el cliente. Para ello aprovecha cualquier información previa que tengas sobre él o sobre su empresa. Por ejemplo, llámalo por su nombre si lo conoces.
  • Intenta captar su interés en tu producto con algo que le sorprenda. Procura que tu llamada no suene a más de lo mismo.
  • Anota los puntos más importantes tratados en cada llamada y planifica la siguiente. Hay estudios que dicen que se necesitan 8  llamadas de media para conseguir pasar a la siguiente fase del proceso de ventas.

Llamar para concertar la entrevista

Lo normal es que la concertación de una visita con un potencial cliente se haga por teléfono, llamando a un listado de personas que tienen potencial para venderles algo. La llamada, a su vez, tiene varias fases o pasos:

El uso de un guión

Para concertar una entrevista con un potencial cliente, lo mejor es crear un guión que todos lo vendedores de la empresa deban seguir.

El guión debe ser específico para ese producto y para ese mercado, utilizando la terminología propia del sector y un nivel de complejidad adecuado para la persona que está al otro lado del aparato.

Cómo presentarse al cliente

Preséntate de forma profesional, empieza dando los buenos días o buenas tardes y, si es posible, dirígete a la personas por su nombre, por ejemplo, Buenos días, Señor Pérez, me llamo Luís Fernández y le llamo de parte de la empresa ABC…

Pide permiso antes de empezar a contar lo que quieres decir. Pregunta a la otra persona si tiene un minuto para escucharte.

Ofrece un motivo poderoso

Lo más importante de este paso es dejar claro la razón por la que llamas. Ésta debe ser una razón poderosa para el cliente, de lo contrario, es muy probable que en ese momento decida terminar la conversación.

Lo mejor sería ofrecer un motivo en el contexto de una pregunta: “¿Estaría interesado en que le mostremos un método para reducir los actuales costes de la empresa?”. De esta manera es más fácil que la otra persona diga que sí, lo que te coloca en el siguiente paso de la llamada.

Concertar la entrevista

Este es el momento de conseguir un hueco en su apretada agenda. Fija un día y hora, no dejes que diga “pásate por aquí un día y hablamos”. Intenta que sea una hora exacta, nada de “a eso de las diez suelo estar libre”.

Confirma que va a tener el tiempo suficiente para atenderte fijando la hora en que va a terminar la entrevista. No le engañes diciendo que tan sólo van a ser unos minutos si vas a necesitar una hora para hacer la demostración completa de tu producto.

Aclara el lugar donde tendrá lugar la entrevista y cuál es la mejor manera de llegar, cuánto tiempo se tarda en llegar y cuál es la mejor manera de hacerlo, y hay un transporte público cerca o si hay aparcamiento para visitantes.

Despedirse del potencial cliente

Despídete dando las gracias a la otra persona por el tiempo que te ha dedicado.

Confirmar la cita antes de ir

Si la cita no es al día siguiente, debes confirmar la fecha y hora a la que habéis quedado el día anterior a la cita, si no quieres encontrarte con la desagradable sorpresa de que ha surgido un imprevisto que impide a tu potencial cliente atenderte y nadie te ha avisado, algo que ocurre con frecuencia.

Aprende de los errores

Presta atención a las razones que te dan aquellas personas que no quieren recibirte para mejorar el guión. Puede que el motivo de tu llamada no quede claro o que la razón que ofreces para ir a visitarlo no sea suficientemente poderosa.

Con la experiencia y un poco de esfuerzo por tu parte lograrás un porcentaje menor de rechazos.


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