Como escribir un correo electrónico a un cliente

Un buen vendedor debería saber escribir bien un correo electrónico a un cliente. Después de todo, el 80% de las ventas necesitan al menos cinco contactos antes de poder cerrarlas. Por eso es tan importante hacer un buen seguimiento a los clientes.

Muchos vendedores envían unos correos penosos a los clientes, con asuntos que no llaman la atención. Si quieres que el cliente lea el correo y lo responda deberías escribir un correo que realmente interese a tu cliente.

correo de seguimiento

Cómo escribir un correo electrónico a un cliente

No escribas los correos a los clientes como si fuera una tarea rutinaria. Intenta destacar de otros vendedores escribiendo correos electrónicos a los clientes que te ayuden a cerrar una venta.

Aquí tienes unos consejos para escribir unos correos electrónicos a los clientes realmente efectivos:

El objetivo del correo electrónico

Seguramente ya te has reunido antes con tu cliente o has hablado por teléfono. Incluso le has enviado información por correo electrónico.

Ahora quieres contactar con el cliente de nuevo, pero antes de ponerte a escribir debes tener claro el objetivo que pretendes alcanzar con el correo.

Si tienes claro el objetivo, puedes preparara una llamada a la acción en el correo que indica al cliente lo que debería hacer. Vamos a ver algunos de los objetivos más comunes que se persiguen cuando se escribe un correo electrónico a un cliente:

Solicitar más información

A veces, tras la conversación inicial con el cliente, te das cuenta de que se te ha olvidado preguntar algo o bien que necesitas alguna aclaración para poder hacer una oferta personalizada para ese cliente.

Motivos para escribir este tipo de correos pueden ser:

  • Clarificar un dato sobre el cliente.
  • Preguntar sobre el estado de las deliberaciones sobre un acuerdo que estás negociando con ellos.
  • Aclarar si finalmente están interesados en hacer un pedido.

Si dejas claro el tipo de información que necesitas, el cliente podrá responder sin que surjan malentendidos.

Pedir una reunión

Puede que necesites reunirte con el cliente, ya sea para intercambiar impresiones, hacer una demostración o presentación de tu producto o servicio, o bien retomar una reunión anterior.

En el correo deberías explicar qué es lo que persigues con la reunión, y cuales son los temas a tratar. Explica al cliente en qué medida la reunión puede ser interesante para ellos, si les aporta valor.

Puedes sugerir también unas posibles fechas para la reunión.

 Preguntar por el estado de la compra

Puede que no hayas tenido noticias de tu cliente desde hace un tiempo y quieras saber si hay alguna novedad sobre la oferta que les has hecho.

Pregunta si necesitan alguna aclaración o si tienen alguna duda que puedas resolver. Después de todo, las circunstancias pueden cambiar con el tiempo y surgir temas nuevos que no estaban sobre la mesa anteriormente.

Por ejemplo, puede que el cliente haya ampliado su negocio y necesite tus servicios más que nunca. Por eso es conveniente ponerse en contacto de vez en cuando con esos clientes que no terminan de decidirse.

Deja claro que tu intención es preguntar por su interés actual en tus productos o servicios. Evita un lenguaje demasiado vago.

Correo de agradecimiento

Dicen que es de bien nacidos ser agradecidos. Un correo de agradecimiento a los clientes siempre deja un buen recuerdo y da una buena imagen de profesional.

Puede que el posible cliente decida no comprar, aún así debes agradecer el tiempo que te ha dedicado. Puede que en el futuro necesite tus servicios o puede que te recomienden a un conocido.

Aquí tienes algunos ejemplos en los que debes enviar un correo de agradecimiento:

  • El cliente te ha recomendado a un conocido.
  • El cliente ha hecho una mención sobre ti en sus redes sociales.
  • Has cerrado una venta con un cliente.
  • El cliente se ha reunido contigo o te ha dedicado su tiempo en una llamada o una videoconferencia.

Una vez que tienes claro el objetivo del correo electrónico, es mucho más fácil ponerte a escribir, especialmente a la hora de escribir la llamada a la acción, de manera que al cliente le resulta más fácil saber qué es lo que quiere y lo que esperas de ellos.

La respuesta del cliente, siguiendo los anteriores ejemplos puede ser responder con más información, fijar una reunión, informar sobre el estado del pedido o simplemente responder a tu correo donde les das las gracias.

Un correo electrónico profesional es aquel donde queda claro el objetivo que persigue y cuál es la llamada a la acción.

Aquí tienes un ejemplo de lo que sería un correo electrónico a un cliente solicitando una reunión:

Asunto: Me gustaría reunirme con vosotros

Hola Luis, gracias por tu interés en nuestros productos.

¿Tienes libre el lunes a primera hora? ¿Digamos a las 9 de la mañana?

Gracias de nuevo por la atención prestada y quedo a la espera de tu respuesta.

El asunto del correo

Todo texto escrito debería comenzar con una introducción. Igualmente, un correo electrónico a un cliente también debería comenzar con una introducción, que es la línea del asunto.

Deberías escribir el contenido del correo antes de escribir el asunto del mismo. De esta manera te aseguras de que escribes un asunto que capta la atención del cliente cuando lo reciba. También te aseguras de que el asunto describa fielmente el contenido del mensaje.

Aquí tienes otros consejos para escribir el asunto de un correo electrónico a un cliente:

  • Usa números y fechas: Los correos que llevan datos concretos en el asunto se abren casi un 20% más, según un estudio.
  • Transmite una sensación de urgencia con la palabra «mañana»: Los correos que incluyen la palabra «mañana» en el asunto se abren un 10% más, según el mismo estudio.
  • Prueba a no incluir un asunto en el correo: Los correos sin asunto se abren un 8% más. Esta práctica puede resultar poco profesional en ciertos contextos.

Veamos un ejemplo de un correo electrónico a un cliente con un asunto que llama la atención y que describe fielmente lo que incluye el mensaje.

Asunto: 3 razones por las que deberías comprar nuestro producto

Hola Luisa, me llamo Rosa y trabajo en la empresa Perfumes Florales. He visto que tienes una tienda de perfumes. Creo que nuestros productos te podrían interesar por las siguientes razones:

  1. Somos distribuidores de las mejores marcas.
  2. Importamos nuestros perfumes directamente del fabricante.
  3. Nuestros precios son los más baratos del sector.

Te adjunto un folleto y aquí tienes un vídeo explicativo sobre nuestros productos. En este enlace puedes acceder a nuestra página web, donde tienes una gran cantidad de información sobre nuestra cartera de productos y nuestro funcionamiento.

Para cualquier pregunta o aclaración, estoy a tu entera disposición.

Un cordial saludo.

Incluye un contexto

Puede que tú recuerdes bien tus anteriores correos al cliente, pero no asumas que el cliente también los recuerda. Ni siquiera deberías asumir que los ha leído.

¿Cuántos correos recibes cada día? Muchos ¿verdad? Seguramente tu cliente también recibe una gran cantidad de correos diariamente. Por eso es importante hacer una referencia o identificar claramente quién eres para que el cliente puede identificar rápidamente quién eres y te recuerde.

Esto es especialmente importante si se trata de tu primer correo, si no tienes una estrecha relación con el cliente, o si ha pasado ya mucho tiempo desde tu última comunicación.

Por eso deberías comenzar tus correos a los clientes con una información que recuerde al cliente quién eres y qué es lo que has tratado previamente con él o ella.

Proporcional un contexto al inicio de la comunicación ayuda a refrescar la memoria y le facilita al cliente entender el objetivo del correo y elaborar una respuesta.

Si empiezas el correo con un contexto el cliente tendrá claro quién eres y lo que buscas. Lo último que quieres cuando estás intentando hacer una venta es confundir al cliente al que quieres convencer para que compre.

Menciona los progresos que has hecho hasta ese momento en la venta, pero no te extiendas mucho, para evitar resultar pesado.

Por ejemplo, puedes decir algo como: «en nuestra última conversación acordamos un descuento del 15% si esta vez el pedido es muy superior al anterior».

Aquí tienes unos ejemplos de frases para comenzar el correo que proporcionan al cliente el contexto que necesita para entender lo que viene después.

  • Nos vimos personalmente en la feria sectorial del vino.
  • Asistí a la conferencia que dio usted en la Cámara de Comercio.
  • Antonio López, nuestro amigo en común, me ha dicho que le llamara.
  • La última vez que hablamos fue hace un mes, en su despacho.
  • Le escribo en referencia al correo que le envié hace dos días sobre el retraso en el envío de la mercancía.

Veamos un ejemplo de un correo electrónico a un cliente donde se comienza ofreciendo una información que proporciona al cliente el contexto que necesita.

Asunto: ¿Alguna pregunta?

Hola Luis, la última vez que hablamos fue hace unos meses, para tratar la posible colaboración entre las dos empresas y la manera en que os podemos ayudar a alcanzar el objetivo que os proponéis.

Como ya ha pasado un tiempo, he decidido escribirte para saber cómo van las cosas.

¿Has pensado sobre la propuesta que os hice? Estaría encantado de reunirme contigo para aclarar cualquier pregunta que puedas tener sobre el tema.

¿Hay algún día de esta semana que te venga bien para quedar?

Deja claro lo que persigues con ese correo

Tras escribir el contexto del correo electrónico, ha llegado el momento de dejar claro qué es lo que persigues con este correo. Deberías ser claro en tus intenciones desde el principio. De lo contrario, tu correo podría parecer publicidad, poco fiable o confuso.

Por ejemplo, no deberías decir «me gustaría tomar un café y charlar un rato contigo». En su lugar, deberías decir algo como «Me gustaría reunirme contigo para tomar café y saber algo más sobre vuestros planes de expansión para los próximos meses».

Al ser más específico, el cliente se dará cuenta que no quieres hacerle perder el tiempo al reunirte con él. El propósito del correo y de la posterior visita queda más claro en el segundo ejemplo. Si el cliente recibe el segundo correo es más probable que acceda a reunirse contigo que si recibe el primero.

Veamos algunos ejemplos sobre cómo puedes dejar claro el propósito de tu correo electrónico a un cliente:

  • Quería invitarle a la presentación de nuestro nuevo producto. Creo que puede ser interesante para su operativa.
  • Como le prometí, este es el nombre del técnico que creo que les puede ayudar con su problema.
  • Estaré encantado de responder a todas sus dudas en la reunión del próximo miércoles.

Veamos un ejemplo de un correo electrónico a un cliente que deja claro la razón por la que lo envías:

Asunto: Creo que puede resultar útil una reunión

Hola María, muchas gracias por tomarte el tiempo de atender mi llamada esta tarde. Creo que la conversación resultó muy productiva. Agradezco los comentarios y las sugerencias sobre nuestro producto.

Mencionaste que estás buscando una persona para dirigir el departamento de desarrollo tecnológico. Esta tarde me he cruzado con Esteban Cortés, el responsable del departamento de diseño de la empresa Ecotec. Creo que puede ser la persona que anda buscando. ¿Quieres que hable con él por si le interesa el puesto?

Gracias de nuevo por tu tiempo y tu ayuda. Os deseo lo mejor en esta nueva etapa. Manténme informada de cualquier novedad.

Saludos.

Incluye información novedosa

Un correo electrónico a un cliente no debería ser tan sólo una repetición de los argumentos de venta. Para que el cliente lea el correo, debería incluir información novedosa o expuesta desde otra perspectiva.

Si quieres que el cliente se moleste en leer tus correos electrónicos y se tome el tiempo de contestarlos, deberías incluir información interesante y novedosa en cada uno de ellos.

Por ejemplo, puedes incluir una historia interesante sobre algo que interese a tu cliente, o bien hacer una pregunta inteligente.

Hay cientos de maneras de escribir un correo interesante a los clientes.

Escribe correos cortos

No escribas correos interminables. Intenta ser amable, pero ve al grano.

Tus clientes reciben al día decenas de correos y no tienen tiempo para leer correos largos.

Si eres capaz de decir las cosas en pocas palabras y de manera efectiva, tus clientes te lo van a agradecer.

Como norma, tus correos electrónicos a los clientes deberían tener entre 3 y 5 frases. Siempre puedes dar más detalles al cliente en correos subsiguientes.

Incluye una llamada a la acción

Cuando escribas un correo a un cliente, deberías tener un mente un determinado objetivo. Quizás quieres fijar la hora para una llamada, o quieres mostrarle un vídeo sobre un nuevo producto.

Sea lo que sea que quieres conseguir enviando el correo, deberías dejárselo claro al cliente. Es lo que se llama incluir una llamada a la acción.

Si no le indicas claramente al cliente lo que tiene que hacer, es muy probable que el cliente no sepa lo que tiene que hacer y por tanto que no lo haga.

Escribe más de un correo

Muchos vendedores se desesperan y abandonan la venta si el cliente no contesta su correo electrónico. Esto es un error.

Se ha comprobado que aunque el cliente no conteste a tu primer correo, hay una probabilidad del 21% de que conteste al segundo.

Así que no desesperes tras un sólo correo sin respuesta por parte de tu cliente. Diseña una secuencia de correos electrónicos para aprovechar cada una de las oportunidades de venta.

Envía un correo final de despedida

Si el cliente no responde a tus correos no sigas insistiendo indefinidamente.

Llega un momento en que tendrás que enviar el último correo de despedida al cliente, también llamado el correo de ruptura.

En este último correo, debe quedar claro en la línea del asunto que es el último intento para contactar con el cliente.

¿Por qué deberías enviar un último correo de despedida al cliente? Bueno, los estudios demuestran que este tipo de correos tienen un alto porcentaje de respuestas por parte de los clientes. La razón parece ser de tipo psicológico. Cuando el posible cliente se da cuenta de que es la última oportunidad de conseguir algo, entonces se les despierta el interés por comprarlo.

Deberías aprovechar este fenómeno escribiendo siempre un último correo de despedida antes de dar por perdida una oportunidad de venta.

Cómo firmar un correo para un cliente

La firma de un correo electrónico para un cliente es el único punto donde debes incluir información de contacto.

No la firma demasiado larga. El cliente no necesita saber la fecha de tu cumpleaños ni tu color favorito. Desde luego no incluyas una frase inspirativa ni un slogan.

Limítate a lo siguiente:

  • Nombre
  • Puesto en la compañía
  • Nombre de la compañía
  • Dirección de la empresa
  • Datos de contacto

La posdata

Si envías un correo por primera vez a un cliente incluye una posdada. Si el cliente abre el correo, es casi seguro que va a leer la posdata, es un hecho comprobado.

Por lo tanto, si tienes algo importante que  decir, algo que puede convencer a tu cliente para que llame, este es el lugar para ponerlo.

Cuándo deberías enviar un correo electrónico a un cliente

Cada cliente es único y cada cliente leer sus correos a una hora distinta, por ejemplo, a primera hora de la mañana o a última hora de la tarde.

Pero dicho esto, hay algunas líneas generales que conviene tener en cuenta:

  • Los fines de semana es el peor momento para enviar un correo electrónico.
  • Los viernes se pueden considerar parte del fin de semana, especialmente el viernes por la tarde.
  • Los lunes no son el mejor día, pero no hay que descartarlos.
  • Es mejor enviar los correos antes de las 9 de la mañana, que es cuando suelen llegar al trabajo los responsables de las empresas.
  • El final de la jornada laboral también es una buena hora para enviar un correo electrónico a un cliente. No olvides responder si el cliente decide enviarte un correo en el momento.
  • Ajusta estos consejos a las costumbres de tus clientes.