¿Todavía no has oído hablar sobre las facturas electrónicas o facturas online? Si es así, has llegado al lugar adecuado, puesto que hoy vamos a ver en qué consisten las facturas electrónicas, qué necesitamos para poder elaborarlas y cómo podemos llevarlas a cabo haciendo uso de ellas en nuestras empresas.
En primer lugar, hemos de saber que tanto Pymes como autónomos están haciendo cada vez más uso de este nuevo tipo de facturas. Seguramente, para comenzar a conocer de qué factura se trata, querremos saber tanto sus ventajas como sus desventajas. De modo, que vamos a profundizar en la digitalización de estos procesos.
En primer lugar, vamos a resolver la duda que nos viene a la cabeza a todo el mundo. ¿Qué es la factura digital? Pues bien, es un documento tributario que se genera informáticamente y tiene un formato electrónico. Este reemplaza al papel físico que corresponde al documento tradicional, según la Agencia Tributaria.
Así pues, se trata simplemente de la digitalización de las facturas tradicionales, agilizando este proceso y ayudándonos a mejorar nuestra base de datos, ya que podremos guardar todas las facturas en nuestro ordenador o disco duro.
Por otro lado, seguramente también nos interese saber si necesitamos una autorización del destinatario de la factura electrónica con el fin de poder emitirla adecuadamente. Pues de nuevo, nos remitimos a la Agencia Tributaria, ya que es el organismo que se encarga de estos trámites de forma legal.
Según la Agencia, si que necesitamos un reconocimiento del destinatario para poder generar cierta factura. La Factura Online requiere que el destinatario posea los conocimientos necesarios para la recepción de una factura de esta clase.
¿Por qué elegir una factura electrónica frente a una factura en papel?
Así pues, poco a poco veremos como vamos solventando dudas. Aún así, nos surgirán otras cuantas… Por ejemplo, ¿tiene la misma validez una factura electrónica que una factura tradicional? Esta es una de las preguntas que más se suele hacer la gente cuando comienza a investigar sobre facturas electrónicas.
La respuesta es, en efecto, afirmativa. Como decíamos anteriormente, se trata de un documento que reemplaza a la factura en papel, por lo que ambas constan de la misma validez legal. Simplemente, veremos que el formato ha cambiado y es distinto, pero no por ello cambia su legalidad o su autenticidad.
¿Cuál ha de ser el formato de una factura electrónica?
Y si continuamos haciéndonos preguntas, seguramente queramos saber en qué formatos pueden generarse las facturas online o facturas electrónicas. Esto puede que no nos resulte tan sencillo, puesto que este tipo de facturas no tienen un formato único en el que podamos emitirlas.
Sin embargo, siempre se recomienda usar los formatos más comunes y más fácilmente reconocibles por todo el mundo, como pueden ser PDF, DOC, JPEG, XML… Como podemos ver, son los formatos más usados mundialmente por lo que no debemos encontrar ningún problema en este proceso.
De modo que, continuamos resolviendo las primeras dudas que nos van surgiendo al tratar este tema tan innovador. Puede que nuestras inquietudes y dudas vayan más allá, y nos interese saber cómo debemos conservar todos estos ficheros que corresponden a la facturación electrónica.
Veamos, pues, cómo hemos de hacer esto. Según los expertos de la Agencia Tributaria, se nos indica que los destinatarios de facturas han de conservas estas mismas en el mismo formato y soporte original en el que fueron remitidas. Es decir, tal cual les llegaron en su momento.
Finalmente, poco más queda por añadir, ya que hemos visto de forma general cómo funciona una factura electrónica, quién puede generarlas, cómo se reciben y almacenan, y en qué consisten a grandes rasgos. Así pues, las principales dudas que podemos tener al respecto han sido resultas de una forma clara y sencilla.