La gestión del tiempo: cómo gestionar bien tu tiempo

La gestión correcta del tiempo es una habilidad esencial para cualquier persona, pero especialmente para un profesional. Hay varias razones por las que es necesario aprender a gestionar bien el tiempo:

  • El tiempo, al igual que el dinero, es un recurso limitado, por lo que se impone aprender a gestionarlo bien.
  • Para alcanzar los objetivos de venta se requiere tiempo, por lo que una mala gestión de este tiempo impide alcanzarlos.
  • La mala gestión del tiempo, unido a la gran cantidad de cosas que tiene que hacer un vendedor, son una fuente de estrés.

Las habilidades que necesita un vendedor para gestionar bien su tiempo son:

Planificar

Se aconseja dedicar entre 15 y 30 minutos cada mañana para planificar bien el día. Hay varias herramientas que te pueden ayudar en esta labor:

  • Lista de tareas pendientes: Ayuda a no olvidar ninguna de ellas.
  • Agenda diaria: Permite asignar un momento y un tiempo para cada tarea.
  • Cronograma de actividades: Permite asignar más de un día para la ejecución de una determinada tarea. Resulta especialmente útil para la gestión de proyectos.

Haz una planificación realista. Al final del día, revisa las desviaciones sobre el plan previsto y diseña acciones para corregirlas. Si el tiempo asignado para una determinada tarea con frecuencia se queda corto, quizás, y de cara al futuro, deberías revisarlo.

Priorizar

El secreto de gestionar bien el tiempo está en entender la diferencia entre lo urgente y lo importante. Por ejemplo, contestar el teléfono cuando suena es urgente, ir al dentista regularmente es importante, y recoger a los niños del colegio es urgente e importante a la vez. Sin embargo, leer la última actualización que un amigo ha colgado en su Facebook no es ni urgente ni importante.

Las cosas que son urgentes siempre requieren una atención inmediata, de lo contrario no serían urgentes, aunque, si no son importantes, el no hacerlas no debería tener consecuencias serias. Sin embargo, no hacer las cosas importantes siempre tiene consecuencias serias, de lo contrario, no serían importantes.

Entender la diferencia entre lo que es urgente y lo que es importante es fundamental para gestionar bien el tiempo. Esta tabla de prioridades puede ayudarte a decidir sobre la necesidad o de actuar o no ante algo dependiendo de que sea urgente, importante, o ambas cosas a la vez:

  1. Tareas urgentes e importantes: Tienen la máxima prioridad, requieren una acción inmediata y puede que hasta tengas que dejar lo que estés haciendo para más tarde.
  2. Tareas importantes, aunque poco urgentes: Tienen una alta prioridad y, probablemente, conviene reservar inmediatamente algún hueco en la agenda para hacerlas y así evitar el riesgo de olvidarse de ellas o de posponerlas indefinidamente.
  3. Tareas urgentes, aunque poco importantes: Tienen una prioridad baja y, posiblemente, es mejor obviarlas para que no interfieran con las tareas importantes.
  4. Tareas ni importantes ni urgentes: No tienen prioridad alguna y, salvo que estés de vacaciones, es mejor olvidarse de ellas.

Conviene asignar inmediatamente a cada tarea entrante una categoría, según la urgencia e importancia relativa de la misma, en lugar de esperar al final del día para hacer la clasificación o, peor aún, resolverlas según el orden de llegada, de forma cronológica, ya que corremos el riesgo de llegar demasiado tarde a alguna de las tareas urgentes e importantes que requerían una acción inmediata.

En la literatura especializada en el tema de gestionar bien el tiempo también se ofrecen los siguientes consejos:

  • Evita las distracciones, por ejemplo, no mires el correo a cada momento, hazlo sólo por las mañanas cuando llegues a la oficina o a ciertas horas del día programadas de antemano para ese fin, y silencia el móvil cuando estés haciendo algo importante.
  • No dejes siempre las cosas para después, especialmente, aquellas cosas que son a la vez urgentes e importantes, con el fin de no llegar demasiado tarde o, peor aún, dejarlas sin hacer, que es uno de los principales problemas de postergar siempre todo.
  • Tampoco intentes hacer demasiadas cosas a la vez, porque se ha demostrado que es poco productivo, ya que nuestra capacidad de multitarea es muy limitada. A veces, hay que saber decir que no a alguien, aunque sea un cliente.
  • Asigna el tiempo que tengas disponible disponible para el trabajo de media hora en media hora, en lugar de asignar, por defecto, una hora para cada tarea. Se ha comprobado que las personas tendemos a utilizar todo el tiempo asignado, aunque, objetivamente, la tarea se podría haber hecho en menos tiempo.
  • Atiende de pie a las visitas que vengan a tratar de algún tema a tu oficina, no las invites a tomar asiento, aunque se trate de un cliente, para evitar que se sientan demasiado cómodas y prolonguen la visita más allá de lo estrictamente necesario.
  • Cierra la puerta cuando estés trabajando y, si es necesario, coloca en el exterior un cartel de “No molestar”.
  • Organiza tu mesa de trabajo de manera que puedas encontrar fácilmente las cosas y archiva los papeles que no estés utilizando en ese momento, en lugar de amontonarlos en un rincón de la mesa.
  • Igualmente, archiva tus correos electrónicos en diferentes carpetas para encontrarlos fácilmente, y no utilices la misma cuenta de correo para temas profesionales y personales.
  • Separa tu vida personal de tu vida profesional para que tus problemas fuera del trabajo no te roben tiempo productivo. Al igual que no deberías dar tu teléfono personal a los clientes para que no te molesten en tu tiempo libre, deberías pedir a tus familiares y amigos que no te llamen a la oficina en horas de trabajo, salvo que sea algo muy urgente, que no pueda esperar a que termines tu jornada laboral para tratarlo, para que no interrumpir tu concentración.
  • Lleva puestos unos auriculares, incluso si no estás escuchando nada. Se ha comprobado que es menos probable que te interrumpan si los demás ven que tienes unos auriculares puestos.
  • Asigna unos días a la semana y/o unas horas al día para atender a tus clientes, y pídeles que respeten ese horario.
  • Asigna también tiempo para ocuparte de lo inesperado, que, por desgracia, siempre ocurre.
  • Establece una fecha límite para los proyectos, no dejes que se conviertan en interminables, pero asegúrate de que la estimación de su duración es realista y, por lo tanto, que la fecha límite es factible. En caso contrario, la fecha límite será tan sólo una fuente de estrés.
  • Asegúrate de que las tareas más importantes coincidan con las horas más productivas del día, quizás a primera hora de la mañana, cuando estás más descansado, o a última hora del día, cuando estás más tranquilo, eso depende de cada persona.
  • Procura empezar el día temprano si quieres que sea realmente productivo.
  • Organiza tus visitas a los clientes por zonas o, mejor aún, por rutas, así evitarás cruzar la ciudad de un lado a otro constantemente.
  • Realiza inmediatamente todas aquellas tareas que se puedan resolver en menos de 2 minutos, ya que está demostrado que hacerlo es más eficiente que acumular este tipo de minucias. Esto se debe a que una larga lista de cosas pendientes de hacer genera preocupación, distrae la mente e impide la concentración.
  • Aprende a delegar tareas, ya que, quizás, no es necesario que lo hagas todo tú mismo.
  • No te olvides de tu salud (física y mental) y asigna ciertas horas del día para el descanso, para el ocio y para la familia y amigos.

Por último, se ha comprobado que, en general, el 20% de los clientes que componen la cartera de un vendedor generan el 80% de sus ventas. Por eso, asegúrate de que dedicas la mayor parte de tu tiempo a ese 20% de clientes, que son los más productivos y rentables. No cometas el error de dedicar una gran cantidad de horas a esos otros clientes que acaparan el tiempo de los vendedores con multitud de preguntas y/o quejas y apenas compran nada.

¿Dónde pierden su tiempo los comerciales?

Según un reciente estudio realizado por insidesales.com, las principales razones por las que los comerciales pierden su tiempo son, por orden de prioridad:

  1. Una estrategia de marketing y ventas equivocada. Si no conectas con potenciales clientes para tu producto o servicio, estás perdiendo tu tiempo. Igualmente, si te has posicionado en un sector donde hay otros competidores más potentes o en un mercado saturado, también es muy posible que estés perdiendo tu tiempo.
  2. Vendedores mal formados o mal dirigidos. Un jefe de ventas que no sepa transmitir los objetivos y la actitud necesaria a su equipo de vendedores es lo peor que le puede pasar a una empresa. Los vendedores trabajan sin un objetivo claro y terminan perdiendo su tiempo.
  3. Política de objetivos y recompensas equivocada o poco clara. Unos objetivos poco claros o unas metas poco realistas desmotiva al equipo de ventas, que termina trabajando con desgana o simplemente perdiendo el tiempo.
  4. Sistema de recompensas. Una retribución que no recompensa el esfuerzo realizado por parte del vendedor ni reconoce sus logros también desmotiva a la fuerza de ventas, que termina trabajando a medio gas.
  5. Unos contactos con pocas probabilidades de transformarse en cliente. Vender no consiste en hablar con mucha gente, sino en contactar con aquellos que realmente tienen un potencial de venta. Las empresas que no invierten en buscar contactos de calidad hacen perder el tiempo a sus vendedores.
  6. Tiempo de respuesta a las peticiones de información de los clientes. Si se tarda demasiado en responder a la petición de información por parte del cliente, este pierde interés y la labor del vendedor resulta una pérdida de tiempo.
  7. Igualmente, si se hacen muy pocos intentos por contactar con un cliente que se ha mostrado interesado, estamos desperdiciando oportunidades de venta. Según un estudio, si se hacen 5 o 6 intentos, en lugar de 2 o 3, el porcentaje de éxito sube del 10% a más del 50%.
  8. Tiempo de espera. Los vendedores pierden mucho tiempo esperando a que alguien les coja el teléfono o que les pasen con la persona adecuada. Algunos sistemas de llamada automatizados (hosted dialers) facilitan este proceso y llegan incluso a duplicar el número de llamadas que hace cada vendedor, reduciendo el número de llamadas erróneas, de tiempo de espera o de teléfonos ocupados con un sistema que llama a varios números al tiempo para seleccionar aquél que contesta y que predice cuándo va a terminar una conversación para empezar a llamar antes de que termine.
  9. Tiempo perdido con un contestador automático. Dejar un mensaje en el contestador automático de un cliente es algo que lo puede hacer un sistema automatizado, no es necesario que lo haga el propio vendedor, perdiendo así su tiempo hablando con una máquina en lugar de hablar con un potencial cliente. En vendedor puede graban previamente una serie de mensajes y, dependiendo del tipo de llamada, dejar uno u otro pulsando un botón y dejando que el sistema haga el resto.
  10. Escasa formación del vendedor. No formar adecuadamente al vendedor se traduce en unos pobres resultados y en tiempo perdido. Lo ideal sería un sistema de formación continua en la propia empresa, del tipo mentoring o coaching, aunque esto requiere incorporar personal fijo, en lugar de dejar la labor a un tercero.
  11. Escasa o nula gestión del proceso de ventas. Para gestionar bien el proceso de ventas se requiere incorporar un sistema  tipo CRM. Según un reciente estudio, utilizar un CRM incrementa las ventas en un 17%.
  12. Elaborar propuestas. El tiempo de elaboración de las propuestas se puede acortar utilizando plantillas estandarizadas, en lugar de empezar desde cero para cada cliente que solicite un presupuesto.
  13. Tomar notas sobre lo acordado. Aunque es imprescindible tomar notas sobre lo acordado con el cliente en cada llamada, tomar demasiadas notas que incluyan cosas intrascendentes o irrelevantes es una pérdida de tiempo.
  14. Conocer las fuentes de los éxitos y los fracasos. Aunque en un primer momento pueda parecer que dedicar tiempo a averiguar la fuente de los potenciales clientes sea una pérdida de tiempo, ya que el vendedor tiene que preguntar al potencial cliente y tomar nota de las fuentes, a la larga permite a la empresa hacer campañas de marketing cada vez más efectivas, lo que se traduce en un ahorro de tiempo.

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