El pipeline de ventas es una representación del estado de las ventas en un momento dado. Es decir, que el pipeline representa en qué momento del proceso de ventas se encuentra cada uno de los posibles clientes.
Ventajas de diseñar un pipeline de ventas
Estas son las ventajas de diseñar un pipeline de ventas:
- Mejorar el proceso de ventas
- Predecir las ventas
- Diseñar posibles estrategias de venta
- Gestionar mejor tu esfuerzo
- Revisar el progreso durante la campaña
- Comprobar si queda mucho para alcanzar el objetivo de ventas
Cómo construir un pipeline de ventas
Aquí tienes un ejemplo de pipeline de ventas
Las diferentes etapas del pipeline coinciden con alguna de las fases del proceso de ventas, aunque cada una de las fases puede coincidir con varias etapas del pipeline, como puedes ver en la siguiente imagen.
Por ejemplo, un pipeline puede tener las siguientes etapas:
- Nueva oportunidad creada
- Primera reunión
- Preparando propuesta
- >Propuesta enviada
- >Negociando condiciones
- Oportunidad cerrada u oportunidad perdida
Como ves, a diferencia del proceso de ventas, el pipeline es una sucesión de acciones para hacer una venta.
Definir un pipeline es algo muy útil para una empresa. De hecho, hay un estudio realizado por la Universidad de Harvard que comprobó que las empresas que utilizan un pipeline para gestionar sus ventas tienen un 18% más de ingresos que las que no lo hacen.
Para ello es importante que el pipeline tenga unas etapas definidas, que queden claras para cualquier vendedor. También es importante adaptar el pipeline al tipo de clientes de la empresa, no se debe utilizar un pipeline genérico como el que se encuentra en cualquier libro de ventas.
Si bien el proceso de ventas es más o menos el mismo para todos los sectores y todos los productos, el pipeline debe estar adaptado al tipo de venta y al tipo de cliente.
Por ejemplo, si tratas directamente con la persona que toma la decisión es muy probable que una sola reunión sea suficiente para hacer una venta. Sin embargo, si vendes a una gran empresa, es muy probable que necesites reunirte en sucesivas ocasiones con diferentes personas que forman parte del proceso de toma de decisiones de la empresa.
Análisis del pipeline de ventas
El pipeline muestra cuántas ventas es probable que se cierren dentro de una semana, un mes o un año. El pipeline también predice la cantidad a facturar a un posible cliente en función de la oferta realizada y la probabilidad de cerrar la venta. De esta manera, el pipeline te ayuda a saber si es probable que alcances los objetivos de venta.
Por eso es importante analizar constantemente el pipeline, para detectar posibles desviaciones de los objetivos y estudiar acciones que te ayuden a corregir estas desviaciones y prevenir un fracaso en la campaña mucho antes de que se produzca, lo que posiblemente te llevaría a perder tu trabajo. Según un estudio de la Universidad de Harvard, las empresas que dedican al menos 3 horas a la semana a analizar el pipeline obtienen un 11% más de ingresos que las que no lo hacen.
Cada oportunidad de venta avanza por el pipeline a un su propio ritmo, dependiendo del interés del cliente, de la urgencia que tenga por comprar, de cuántas personas participen en la toma de decisiones, de lo avanzado que esté el proceso de ventas, etc.
Hay clientes que se pueden saltar algunos pasos del pipeline, por ejemplo, si es el propio cliente el que solicita un presupuesto y fija la reunión con la persona que va a tomar la decisión de compra.
Consejos para gestionar bien el pipeline de ventas
Aquí tienes algunos consejos para gestionar bien tu pipeline de ventas y aprovechar al máximo las ventajas que ofrece:
Recuerda hacer un seguimiento
La venta es cada vez más difícil en un mercado cada vez más competitivo. Hace tan sólo diez años hacían falta una media de 3,8 llamadas para hacer una venta. Hoy en día, de media son necesarias 8 llamadas. Por eso es importante insistir, no hagas como la mayoría de los vendedores, que dan por perdida una una oportunidad a la segunda llamada.
Céntrate en las mejores oportunidades
Todas las ventas requieren aproximadamente el mismo esfuerzo, independientemente del importe de cada uno. Por eso es necesario centrar tus esfuerzos en aquellas oportunidades que tienen un mayor valor, bien sea porque es más probable que resulten en una venta, bien sea porque la propuesta es más alta.
Elimina las oportunidades perdidas
Para que el pipeline de ventas sea una imagen fiel del estado de las ventas es necesario eliminar aquellas oportunidades que ya no tienen probabilidad de terminar en venta.
Una oportunidad se ha perdido cuando el cliente dice claramente que no está interesado (esto es obvio) o bien cuando es imposible contactar con ellos (esto no es tan obvio) o bien cuando has contactado en numerosas ocasiones con ellos y no es posible pasarlos a la siguiente etapa del pipeline de ventas (por ejemplo, no terminan de tomar una decisión).
No pierdas tu tiempo ni gastes fuerzas con aquellas oportunidades que claramente se han perdido.
Presta atención a las métricas del pipeline de ventas
El pipeline de ventas es un organismo vivo que está cambiando constantemente. Por eso es necesario prestar atención a las distintas métricas, por ejemplo:
- El número de oportunidades que están abiertas en este momento<
- El tamaño medio de las oportunidades abiertas
- El porcentaje de oportunidades que terminan en venta (ratio de cierres)
- El tiempo medio para cerrar una oportunidad desde que entra en el sistema (velocidad de las ventas)
Hacer un seguimiento de las métricas del pipeline de ventas te permite hacerte una idea de los cambios que tienes que hacer en tu forma de vender para alcanzar los objetivos de ventas.
Revisa tu pipeline de ventas
No dejes que el pipeline de ventas esté escrito a fuego. Igual que las técnicas de venta están evolucionando continuamente, así el pipeline de ventas debe ser revisado periódicamente para adaptarlo a los nuevos tiempos.
Es especialmente importante prestar atención a aquellos puntos en que se produce un cuello de botella para desarrollar estrategias que te permitan eliminarlos del proceso de ventas.
Actualiza el pipeline de ventas
En el pipeline de ventas debe reflejar el estado de todas las oportunidades de venta en un momento dado. Por eso es importante actualizar el pipeline constantemente. Anota en el pipeline todos los cambios que haya en cada una de las oportunidades, ya sea un nuevo contacto con el cliente, una nueva propuesta o una disminución en la probabilidad de cerrar una venta a raíz de un cambio en la persona que toma las decisiones en el cliente.
Mantén el ciclo de ventas lo más corto posible
Si bien las ventas al cliente particular (B2C) se cierran relativamente pronto, las ventas a las empresas (B2B) se tardan mucho en cerrar, lo que hace que el ciclo de ventas sea muy largo.
Sin embargo, debes intentar crear un ciclo de ventas lo más corto posible, ya que cuantos más pasos tengas que dar para cerrar una venta, más fácil es que la venta se malogre, o como se dice en el argot de la venta, se caiga.
Una forma fácil de reducir el ciclo de ventas es reducir el tiempo que pasa desde una reunión hasta el seguimiento de la misma o bien intentar acortar el tiempo que se toma el cliente para tomar la decisión ofreciendo más información que le ayude a hacerlo.
Crea un pipeline de ventas estandarizado
Aunque cada cliente es un mundo, hay cosas que todos los clientes tienen en común, ya que, en general, las razones por las que compran tu producto son más o menos las mismas.
Por eso debes diseñar un pipeline de ventas estandarizado que se adapte a todos los clientes. Esto no quiere decir que no haya que hacer cambios en el mismo a medida que se detectan necesarios.
Utiliza un CRM para gestionar el pipeline de ventas
La palabra pipeline y CRM (Customer Relationship Management) suelen ir de la mano. No es posible gestionar un pipeline de ventas lleno de oportunidades en distintas fases del proceso de ventas sin un programa informático diseñado específicamente para gestionar las ventas.
Si trabajas por tu cuenta y tienes unas pocas ventas al mes, puedes diseñar tu propio CRM con una hoja de cálculo tipo Excel, pero si trabajas en una gran empresa, es muy probable que tengan contratado alguno de los muchos sistemas CRM que hay en el mercado.
Más sobre el CRM en el apartado de la automatización de las ventas.
Las métricas del pipeline de ventas
Cuando trabajas para una empresa, es muy posible que hagan un seguimiento de los vendedores para saber si están cerca de alcanzar los objetivos de venta.
Aquí tienes algunas de las métricas más utilizadas:
Número de oportunidades:
Quizás la métrica más básica es el número de oportunidades abiertas en un momento dado. Este número depende del tamaño de la posible venta, del tiempo que dedicas a hacer la prospección del mercado y buscar nuevos clientes o de la velocidad con la que se mueven las ventas.
Si el número de oportunidades abiertas es demasiado grande hay peligro de que no puedas atender a todas con la atención que merecen. Por el contrario, si el número de oportunidades es demasiado pequeña, o todas están en las primeras etapas del pipeline de ventas, hay riesgo de no alcanzar el objetivo de ventas a tiempo.
Media de días que una oportunidad tarda en pasar de una fase a otra
Esta métrica indica la probabilidad de que una oportunidad termine en venta. Así, si la media de días que una oportunidad tarda de pasar de una fase del pipeline de ventas a otra es de 14 días, y una determinada oportunidad lleva ya más de un mes sin moverse en una fase, es muy probable que esa oportunidad en particular no termine en venta.
Porcentaje de oportunidades que pasan de una determinada etapa a la siguiente
Si el porcentaje de oportunidades que pasan de una determinada etapa a la siguiente es muy bajo, puede que tengas que mejorar tus técnicas y habilidades para esa fase en concreto.
Por ejemplo, si muy pocas oportunidades pasan de la fase de propuesta a la fase de negociación, es muy posible que tengas que hacer mejores ofertas.
Porcentaje de oportunidades que terminan en ventas
Esta es otra de las métricas básicas del pipeline de ventas. Si el porcentaje de oportunidades que terminan en venta es muy bajo, puede que necesites encontrar más oportunidades para alcanzar los objetivos de ventas, o bien que mejores tus técnicas y habilidades comerciales para no perder demasiadas oportunidades en el camino.