La predicción de las ventas: cómo predecir las ventas

La predicción de las ventas establece la cifra de ventas prevista para un vendedor, un equipo de ventas o la empresa en su conjunto. La predicción de las ventas se puede hacer semanalmente, mensualmente, trimestralmente o anualmente. La dirección de una empresa utiliza la predicción de las ventas para establecer objetivos y hacer planes. Los planes de la empresa donde se incluye la predicción de las ventas se distribuyen entre los departamentos e incluso entre los accionistas de la empresa, en el caso de una Sociedad Anónima.

¿Por qué es importante para una empresa hacer una predicción de las ventas?

Predecir las ventas te permite detectar posibles problemas cuando aún estás a tiempo de evitar la catástrofe. Por ejemplo, si notas que tu equipo de ventas va a quedar por debajo del objetivo de ventas previsto, puedes ver qué es lo que está pasando y tomar medidas correctoras. Puede que la competencia haya bajado los precios o que los incentivos de venta no estén bien diseñados.

Descubrir cualquier problema en la cifra de ventas ahora en lugar de al final del trimestre puede tener un gran impacto en los resultados de la empresa.

Predecir las ventas tiene también una gran importancia sobre otros asuntos, como por ejemplo contratar más personal o fijar el presupuesto de compras. Supongamos que haces una proyección de las ventas con un 26% de incremento en las oportunidades de venta. Para hacer frente a este aumento de la demanda de tu producto, deberías empezar a contratar más personal ahora mismo, para tener tiempo de formarlo. Por el contrario, si la predicción de ventas es que va a haber un descenso en la demanda para el producto, no sería una buena idea contratar más gente ahora mismo. Sin embargo, sería el momento de hacer una inversión en una nueva campaña publicitaria, con el fin de aumentar la demanda del producto o invertir en formar a los vendedores para que tengan mejores resultados.

Además, la predicción de las ventas es una herramienta de motivación para los vendedores. Por ejemplo, cada semana puedes hacer una nueva predicción de ventas para ver si los vendedores se están acercando al objetivo global de ventas de la empresa. Puedes incluso establecer un objetivo de ventas diario para un determinado vendedor basado en la predicción de ventas y así controlar si se acerca o se aleja del objetivo para la campaña.

Algo importante a recordar sobre la predicción de ventas es que no es necesario que sea totalmente precisa para poder hacer una valoración. De hecho, lo normal es que la predicción en las ventas varíe ligeramente de los resultados obtenidos finalmente. Por supuesto, si la cifra real de ventas es muy diferente de las ventas previstas, entonces tienes un problema.

Para que la predicción de ventas sea lo más exacta posible es necesario utilizar los datos correctos y el método adecuado. Vamos a ver qué métodos podemos utilizar para predecir las ventas.

prediccion de ventas

La exactitud en la predicción de ventas

La proyección de las ventas es clave para encontrar financiación para tu negocio. También la base de cualquier plan de empresa y una cifra clave a la hora de obtener financiación para tu negocio. Sin embargo, según un reciente estudio realizado por la empresa SiriusDecisions, el 79% de los departamentos comerciales se desvían en más de un 10% sobre su predicción de ventas. Otro reciente estudio, realizado por la empresa CSO Insights, dice que el 54% de las operaciones que los vendedores consideran que van a tener éxito nunca terminan en una venta. Es decir, que en la práctica, hacer previsiones basándose en la estimación que hacen los vendedores suele ser un fracaso, y esto a pesar de que los vendedores dedican de media 2,5 horas a la semana a hacer proyecciones de ventas, según otro estudio de la empresa SiriusDecisions.

Se entiende por exactitud en la predicción de ventas el ratio entre la predicción de ventas al inicio del periodo y la cifra real de ventas al final del periodo. Los grados de exactitud en la predicción de las ventas serían estos:

Excelente: ≤+/-5%
Aceptable: >+/-5% and ≤+/-10%
Terrible: >+/-10%

Qué se necesita para predecir las ventas

Para predecir las ventas necesitas los siguientes elementos:

  • Unos objetivos individuales y para el equipo de ventas. Para saber si has alcanzado el éxito es necesario primero definir en qué consiste ese éxito.
  • Un proceso de ventas estructurado. Si todos los vendedores no utilizan los mismos pasos en el proceso de venta, no es posible predecir la probabilidad de que una oportunidad termine en venta.
  • Definiciones estándar de lo que es un posible cliente (contacto o prospect), una oportunidad de venta (lead), el cierre de una venta (close) o una negativa del cliente (oportunidad perdida). Todos los vendedores deben estar de acuerdo en cuándo hay que incluir un posible cliente en el sistema y en qué fase del proceso de venta se encuentra cada oportunidad de venta.
  • Un sistema CRM. Todos los departamentos de venta necesitan una base de datos que informe de en qué fase del proceso de ventas se encuentra cada oportunidad y que ofrezca una predicción de las ventas.
  • Seguimiento: Cuando un vendedor falla en su predicción sobre una oportunidad de venta, hay que hacer un seguimiento para ver por qué se ha producido. De esta manera se evita que los vendedores exageren en sus predicciones y se logra que sean más realistas en sus expectativas.

Factores que afectan la predicción de las ventas

Para hacer una predicción de las ventas es necesario tener en cuenta los siguientes factores:

Factores internos

Contrataciones y despidos: Cuando un vendedor abandona la empresa, los ingresos disminuyen, a no ser que tengas un reemplazo para ese vendedor de manera inmediata. Al contrario, si se incorpora un nuevo vendedor, las ventas globales deberían crecer.

Cambios en la política de la empresa: Cualquier cambio que se produzca en la empresa puede afectar a las ventas, especialmente cambios en la política de precios o cambios en la estructura de las comisiones de los vendedores. Si cambias las comisiones de los vendedores, puede que los vendedores adapten su forma de vender para dirigirse a aquellos clientes que les resultan más rentables a ellos, que puede que nos coincidan con los que resultan más rentables a la empresa.

Cambios de zona: A un vendedor le lleva un tiempo familiarizarse con una nueva zona, contactar con los posibles clientes e iniciar las negociaciones de venta, por lo que al principio se producirá un descenso en las ventas de ese vendedor.

Factores externos

Cambios en la competencia: Lo que haga la competencia tiene un impacto en las ventas. Si la competencia inicia una política de precios muy agresiva, puede que la empresa tenga que bajar los precios para competir en el mercado, lo que afecta a la cifra de facturación, puede que no a las ventas. Por el contrario, si la competencia se va a la quiebra, probablemente habrá un incremento en las ventas.

Situación económica: Cuando la economía crece, es más probable que haya más clientes. Cuando la economía entra en crisis, es muy probable que las ventas sufran, puesto que la gente se lo piensa más antes de comprar.

Cambios en el mercado: Si tus posibles clientes atraviesan un mal momento, es poco probable que decidan invertir o hacer compras. Por eso para predecir las ventas es necesario estar al corriente de lo que pasa en el mercado.

Cambios en el sector: si se producen avances tecnológicos en el sector, puede que las actuales ventas de tus productos sufran un descenso. Al contrario, si hay un cambio en los hábitos de consumo, puede que tu producto se vea afectado positivamente.

Cambios legislativos: Nuevas leyes o normativas pueden beneficiar o perjudicar las ventas de tus productos, por ejemplo, creando demanda donde no existía o haciendo que los clientes se decanten por otra opción.

Cambios en el producto: A medida que el producto evoluciona y sufre cambios o modificaciones puede que las ventas también mejoren. Al contrario, si el producto se queda obsoleto, las ventas descenderán.

Estacionalidad: Hay productos que se venden más en unas épocas del año que en otras, es lo que se conoce como estacionalidad. Por ejemplo, los libros de texto se venden casi exclusivamente al inicio del año académico.

Métodos para predecir las ventas

Predecir las ventas en base al estado de cada una de las oportunidades

Este método para predecir las ventas toma en cuenta el estado en que se encuentra cada una de las oportunidades dentro del proceso de ventas (pipeline). Cuanto más avanzada estén las negociaciones de una oportunidad, más probabilidades hay que de que termine en una venta. Por ejemplo, si la probabilidad de una venta en un primer momento es del 10%, puede que sea del 30% una vez que hayas hecho una demostración del producto al cliente.

La manera de predecir las ventas utilizando este método es la siguiente. Lo primero tienes que elegir el periodo para hacer la predicción de las ventas, ya sea una predicción mensual, trimestral o anual, dependiendo del tiempo medio que lleva hacer cada una de las ventas. Luego tienes que multiplicar el potencial de cada oportunidad por la probabilidad de que termine en una venta. Por ejemplo, si una oportunidad de venta tiene un potencial de 1.000€ y la probabilidad de que termine en una venta es del 40%, la predicción de ventas para esta oportunidad es de 600€. Haz lo mismo para cada una de las oportunidades de venta y suma las cantidades para obtener la predicción global de ventas para el periodo.

Aunque es un método sencillo de predecir las ventas, los resultados que se obtienen siguiendo este método de predicción de las ventas suelen ser poco exactos. Por ejemplo, este método no tiene en cuenta el tiempo que ha pasado desde que se iniciaron las negociaciones, sino tan sólo en el momento en que se encuentran dentro del proceso de ventas. Según este método una oportunidad que se inició hace seis meses sin que el cliente haya dado una respuesta puede estar en la misma fase del proceso de ventas que se inició hace una semana y, por lo tanto, se deberían tratar de igual manera, aunque obviamente no son iguales. Es necesario que el vendedor actúe con cierta discrecionalidad a la hora de eliminar las oportunidades que realmente no tienen ya probabilidades de terminar en una venta, algo que no siempre ocurre.

El verdadero problema de este método está en el cálculo de la probabilidad de cerrar una venta. Si no tienes mucha experiencia, puede que esta cifra sea una mera estimación basada en la opinión del vendedor, no en los datos históricos para este tipo de cliente.

Predecir las ventas en base a la duración del proceso de ventas

Este método de predicción de las ventas utiliza la antigüedad de cada una de las oportunidades para predecir cuándo es probable que se cierren. Por ejemplo, si una venta típica tarda seis meses desde el momento en que se produce el primer contacto hasta el momento en que se cierra la venta, y un vendedor ha estado trabajando en una venta durante tres tres meses, según  este método la probabilidad de que termine en una venta es aproximadamente del 50%.

Puesto que este método no tiene en cuenta la opinión que tenga el vendedor sobre lo probable de cerrar una determinada venta, es muy posible que este método de predicción de las ventas sea demasiado generoso en la cifra. Supongamos que un vendedor tiene previsto hacer una demostración de producto para un posible cliente antes de lo que es habitual, lo que indica que el cliente parece muy interesado y es probable que la operación termine en una venta. Sin embargo, este método de predecir las ventas dice que es una venta poco probable, puesto que el proceso se inició hace poco.

Además, esta técnica de predicción no tiene en cuenta que puede haber distintos procesos de ventas. Una venta típica puede que lleve seis meses hasta que se cierre, pero un posible cliente que viene recomendado puede que compre tras un mes de negociación y otros contactos provenientes de una feria puede que se tarde de media ocho meses en cerrar la venta.

Para obtener los mejores resultados con este método, es necesario tener en cuenta cuándo y cómo se contactó con el potencial cliente.

Predecir las ventas en base a la intuición del vendedor

La predicción de las ventas más sencilla de todas es pedir a los vendedores que den una estimación de la probabilidad de cerrar cada una de las oportunidades que tengan abiertas.

Por una parte, este método incluye la opinión de aquellos que están más cerca de los posibles clientes, los vendedores. Pero por otra parte, los vendedores son optimistas por naturaleza, por lo que sus estimaciones de las ventas, serán, en general, exageradas.

Además, no hay posibilidad de comprobar la exactitud de su predicción, puesto que por definición es subjetiva. La única manera sería escuchar todas las conversaciones que el vendedor ha tenido con el cliente y asistir a las reuniones, algo normalmente imposible de hacer para todos y cada uno de los posibles clientes.

Este método de predecir las ventas se suele utilizar para productos que acaban de salir al mercado, cuando no hay todavía datos históricos en los que basar la predicción de ventas.

Predecir las ventas mirando al pasado

Una de las mejores maneras de predecir el futuro es fijarse en el pasado. De ahí que muchas técnicas de proyección de ventas se basen en el análisis de los datos procedentes de campañas anteriores. Los datos que puedes usar son:

  • Ventas mensuales para cada línea de producto.
  • Número de cancelaciones o devoluciones.
  • Factores externos que puedan afectar la evolución normal de una determinada campaña de ventas, como puede ser una recesión económica o un nuevo competidor en el mercado.

El pronóstico más básico que puedes hacer es la proyección anual de las ventas del año pasado ajustadas a la inflación. La fórmula es muy sencilla:

Ventas anuales para este año = Ventas totales del año anterior x ( 1 + % inflación).

Por ejemplo, si las ventas del año pasado fueron 100 y la inflación prevista para este año es de un 5%, las ventas previstas para este año serían: V = 100 (1+0,05) = 100 x 1,05 = 105

Este método de ventas asume que la demanda es constante. Si se produce algo inesperado, el modelo dará una predicción poco exacta. Por eso es necesario ajustar la proyección de ventas para tener en cuenta cambios demográficos a corto y medio plazo, la coyuntura económica, por ejemplo, una recesión en ciernes o una economía en crecimiento y cualquier factor que afecte al futuro de la empresa, como puede ser un gran contrato en ciernes.

Este método de predicción se puede hacer más sofisticado añadiendo el crecimiento histórico de la empresa o del producto. Digamos que las ventas del año pasado fueron de 70.000€. Si históricamente la empresa crece un 10% cada año, podemos asumir que las ventas para el próximo  77, 000€ aproximadamente.

Si queremos saber la cifra de ventas para el mes de enero dividimos la cifra anual por 12. Pero este método no toma en cuenta el factor de la estacionalidad. En muchos sectores las ventas son estacionales, es decir varían según la estación. Por ejemplo, la demanda de servicios vacacionales crece en verano, y la industria del juguete vende gran parte de su producción en Navidades. Por eso la cifra de ventas anuales dividida por los 12 meses no es una cifra válida para la mayoría de los negocios. Es necesario hacer una proyección mensual o al menos trimestral de las ventas.

La manera de ajustar la cifra de ventas al ciclo estacional es la siguiente: Supongamos que sabes que las ventas en julio son 5 veces superiores a las ventas en enero. Si las ventas del mes de enero fueron 100€, las ventas para agosto deberían ser 100/0,2 = 500. Otro ejemplo, si sabes que, en general, las ventas de enero son un 5% del total de ventas anuales, la previsión de ventas para el año en curso sería 100/0,05 = 2.000€.

En la práctica, este método de predecir las ventas es en realidad una manera de fijar los objetivos de ventas para la empresa, no tanto la manera de hacer una predicción de las mismas.

Predecir las ventas en base al proceso de ventas o pipeline

Este método de predicción de las ventas requiere demasiado tiempo salvo que tengas un programa informático que pueda hacer los cálculos. El método consiste en revisar todas y cada una de las oportunidades que permanecen abiertas en el sistema y calcula la probabilidad de cerrarlas en base a los datos de la empresa, incluido el ratio de ventas del vendedor y el valor estimado para la oportunidad.

Por ejemplo, si un equipo de ventas normalmente cierra las ventas entre 5,000€ y 8.000€ en 60 días, todas las oportunidades que en este momento aparezcan en el sistema tendrán una alta probabilidad de cerrarse. En base a esta cifra se puede hacer una predicción de las ventas.

La validez de este método de predicción reside en tener datos de calidad en el sistema. Si los datos que se introducen en el sistema son de baja calidad, el valor de la predicción de las ventas utilizando este método es cercano a cero. Por eso, para que este método sea válido, los vendedores deben introducir periódicamente datos fiables en el sistema.

Predecir las ventas en base al número de contactos o leads

Otra manera de predecir las ventas para una determinada campaña es hacer una estimación del porcentaje de potenciales clientes con los que actualmente se está en periodo de negociación que terminarán comprando, y qué cantidad se espera que compren. Es importante que la estimación sea realista, ya que una visión excesivamente optimista o pesimista falsea el dato final.

La mayoría de los CRM, por ejemplo, Salesforce, suelen tener la capacidad de predecir las ventas en función de parámetros como el número de negociaciones abiertas, la cantidad ofertada en cada una de ellas y la probabilidad de que cada negociación acabe con éxito.

Para que este método de predicción de ventas sea fiable, un experto en el tema recomienda lo siguiente:

  • Asegúrate de que los vendedores tienen actualizados los datos que introducen en el CRM de la empresa.
  • Haz responsables a los vendedores de las desviaciones que se produzcan sobre la cifra de ventas estimada por ellos mismos, por ejemplo, con una bonificación por realizar una predicción exacta.
  • Asegúrate de que el sistema de predicción es sencillo de hacer para los vendedores y que no les quita demasiado tiempo, que de otra manera podrían utilizar en vender.
  • Utiliza el CRM para hacer las predicciones, no introduzcas una herramienta diseñada para el departamento financiero de la empresa. Asegúrate también que el CRM de la empresa ofrece los datos que necesita el departamento financiero y en el formato adecuado para luego poder hacer un tratamiento de los mismos (generalmente una hoja de cálculo).
  • Además de la predicción basada en la estimación del vendedor, utiliza también metodologías científicas como las que se describen a continuación. Está demostrado que este tipo de metodología se acerca más a la cifra real que la visión subjetiva de los vendedores.

Cómo predecir las ventas utilizando métodos de análisis estadístico

El método para predecir las ventas más sofisticado es el que utiliza estadística predictiva. Existen numerosos métodos estadísticos que ayudan a hacer proyecciones estadísticas de las ventas, entre los que se incluyen:

  • ANOVA: Los modelos anova son modelos para diseño de experimentos y permiten ver si hay diferencia entre poblaciones, por ejemplo, ¿los clientes de la zona Norte son distintos a los clientes de la zona Sur?
  • CORRELACIÓN: Los parámetros de correlación entre dos grupos de datos indican si hay algún patrón de asociación entre los mismos, por ejemplo, ¿los clientes de mayor edad consumen más cantidad de producto? El parámetro de correlación varía entre cero (no hay asociación) y uno (una asociación perfecta).
  • ESTADÍSTICA DESCRIPTIVA: Los parámetros de estadística descriptiva son, por ejemplo, la media estadística, un dato que se entiende de forma intuitiva como lo que hace la mayoría de la población. Sin embargo, no siempre la media es el parámetro más adecuado, por ejemplo, en grupos donde se dan valores muy altos en uno de los extremos. El caso más usual es la distribución de ingresos, donde nadie puede obtener ingresos negativos y es posible que haya unos pocos que acumulen una gran cantidad de riqueza. En estos casos, la media es un valor sesgado y ofrece una imagen poco real del individuo más representativo de esa población, que sería una persona con ingresos inferiores al ingreso medio.
  • AUTOCORRELACIÓN: Los métodos de predicción estadística basados en la autocorrelación generan el siguiente valor de una serie en base a las desviaciones de los valores anteriores sobre la media. Por ejemplo, si la cifra actual de ventas para este mes está muy alejada de la media, es probable que el próximo mes también lo esté.
  • MEDIAS MÓVILES: Los métodos de predicción estadística basados en medias móviles intentan eliminar el ruido de una serie de datos para quedarse sólo con la tendencia.
  • REGRESIÓN LINEAL: El modelo de regresión lineal también intenta eliminar el ruido en una serie de datos para hacer una predicción basada sólo en la tendencia.

Cualquier hoja de cálculo, por ejemplo, EXCEL, incluye funciones para hacer predicciones estadísticas en base a estos modelos.


¿Conoces nuestro curso de ventas?